Directiesecretaresse

Sparringpartner op organisatorisch en secretarieel vlak (0,5 - 0,6 FTE)

Zorgt voor structuur, ontzorgt en faciliteert ten aanzien van proces.

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarin geen werkdag hetzelfde is? Beschik je daarnaast over een passie voor organiseren en het vermogen om de informatievoorziening richting bestuurder, raad van advies en algemene vergadering van aandeelhouders gestroomlijnd te verzorgen? Dan komen wij heel graag in contact met jou!

Functie

Als directiesecretaresse vorm je een team met de bestuurder. Je fungeert als sparringpartner op organisatorisch en secretarieel vlak, zorgt voor structuur, ontzorgt en faciliteert het proces, kwaliteit, planning en agendering. Je verricht je werkzaamheden voor het bestuur, de raad van advies en de algemene vergadering van aandeelhouders. Je zorgt voor de verslaglegging van deze bestuursorganen en werkt in nauwe samenwerking met de bestuurder aan het opzetten van de structuur. Je hebt bij uitstek een signaleringsfunctie vanuit de organisatie naar de bestuurder toe. Je opereert daarbij met tact en sensitiviteit. 

Jouw focus ligt dus primair bij de ondersteuning van de bestuurder. Je zorgt ervoor dat de bestuurder zich op zijn kerntaken kan richten en dat taken (binnen de organisatie) adequaat opgevolgd worden.
Je ondersteunt echter niet alleen in dagelijkse administratieve zaken, maar wordt ook uitgedaagd om actief mee te denken en neemt initiatief om werkprocessen binnen de bestuursorganen te optimaliseren. Je krijgt de kans om jouw organisatietalent en communicatieve vaardigheden volop in te zetten.

De volgende werkzaamheden ga je concreet verrichten vanuit de functie van directiesecretaresse:

  • Agendabeheer van de bestuurder: inzicht in alle lopende zaken, prioriteren, acties doorspreken, oppakken en opvolgen.
  • Beheer van mailbox van de bestuurder en -in overleg met de bestuurder of geheel zelfstandig- afhandelen van correspondentie.
  • Zorgdragen voor de planning, voorbereiding en aanlevering van de stukken voor het bestuursoverleg, het overleg van de raad van advies en het overleg van de algemene vergadering van aandeelhouders.
  • Notuleren van de vergaderingen van de genoemde bestuursorganen.
  • Bewaken en verzorgen van het proces over de voortgang en afdoening van besluiten, gemaakte afspraken en de door de bestuurder uitgezette opdrachten.
  • In opdracht van de bestuurder verzorgen van interne communicatie over de genomen besluiten en gemaakte afspraken.
  • Mede ontwikkelen en zelfstandig bewaken van processen op het gebied van governance.
  • Verzamelen, organiseren en archiveren van relevante documenten en informatie, waarbij je de kwaliteit van de documenten bewaakt én verantwoordelijk bent voor de inrichting van het documentbeheersysteem.
  • Doorvoeren van verbeterslagen op het gebied van werkprocessen binnen de bestuursorganen, uiteraard na afstemming met de bestuurder hierover.

Wat hebben wij jou te bieden?

Hendriks Bouw en Ontwikkeling heeft enorm veel te bieden aan haar werknemers! Onderstaand lees je een aantal belangrijke punten:

  • We starten met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, inclusief 1 maand proeftijd. We hebben de intentie om -bij gelijkblijvende bedrijfsomstandigheden en goed functioneren vanuit jouw kant- de arbeidsovereenkomst na het jaarcontract om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
  • Een dienstverband van 20 tot 24 uur per week, verdeeld over 3 werkdagen.
  • Een marktconform salaris.
  • Individueel budget: 7,05% van je 4-wekelijkse salaris, bovenop je 100% loon. 
  • 30 vakantie- en RVD- dagen conform UTA CAO (gebaseerd op een fulltime dienstverband).
  • De mogelijkheid om 1 dag per week vanuit huis te werken. Je wordt uiteraard gefaciliteerd met een 'thuiswerkkit' zodat je thuiswerkplek verantwoord ingericht is met aanvullende ICT-middelen.
  • Hendriks Studiefonds voor de kinderen van medewerkers, voor een mooie toekomst!
  • Leuke personeelsevenementen zoals de familiedag, bouwvakborrel en kerstborrel!

Functie eisen

Wat heb jij nodig om hiervoor in aanmerking te komen?

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Sterke planmatige en organisatorische vaardigheden.
  • Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Oog voor kwaliteit.
  • Je beschikt over organisatietalent en bent in staat om diverse belangen binnen de organisatie te onderkennen.
  • Je hebt het vermogen om te multitasken en prioriteren.
  • Je bent vaardig met Microsoft Office pakketten.
Hoofdkantoor Hendriks Bouw en Ontwikkeling

Informatie over Hendriks Bouw en Ontwikkeling

Hendriks Bouw en Ontwikkeling bestaat al 100 jaar en daar zijn wij trots op! Een écht Brabants familiebedrijf dat staat voor een duurzame leefomgeving. We werken vanuit zes volwaardige disciplines: ontwikkeling, bouw, techniek, onderhoud, beheer en energie. Meestal bieden we met meerdere disciplines de toegevoegde waarde van een integrale bouwer, maar met evenveel enthousiasme zijn we met één discipline de betrokken specialist die gewend is om integraal mee te denken.

Bovendien hebben we een mooie omvang: we zijn groot genoeg om spraakmakende dingen te doen, maar klein genoeg voor persoonlijk contact met al je collega’s. We zijn en blijven immers een Brabants familiebedrijf, waarin er aandacht is voor meer dan werk alleen.

We geloven daarbij sterk in co-creatie: met opdrachtgevers, samenwerkingspartners en eindgebruikers. De behoeftes van vandaag zijn daarbij ons vertrekpunt en dat doen we met oog voor onze wereld. We nemen verantwoordelijkheid om die voor de volgende generaties leefbaar te houden.

Hendriks maakt ’t voor generaties!

Als je vragen hebt, praat ik je graag bij!

Sven van Bakel
Sven van Bakel
Corporate Recruiter

Solliciteer nu!